Дело

Как все успеть на работе: советы эксперта

Почему это происходит? Чья вина в том, что неотложные дела полностью блокируют наши планы? Что из нашего арсенала возможностей, знаний и навыков можно противопоставить скоротечному времени? И самое главное, почему выполняя ежедневно все больше задач, мы не выглядим в глазах  нашего руководства суперуспешными сотрудниками, заслуживающими как минимум премии и как максимум карьерного продвижения в компании? На эти вопросы Женскому журналу «Эвита» отвечает генеральный директор компании Consulting Group Алина Кравченко. 

Если вы трудолюбивы, хотите развиваться, быть эффективнее, предлагаю рецепт «волшебного эликсира» в данной статье, но приготовьтесь, что процесс приготовления долгий, требующий постоянного контроля и корректировок с вашей стороны.

Этап 1. Сбор трав для волшебного эликсира. Чтобы понять, есть ли резервы времени в рабочем дне, необходимо разобраться, как вы расходуете свое время, то есть провести диагностику временных потерь.

Чаще всего поводом засиживаться во внеурочное время становится неорганизованность. Чтобы определить уровень самоорганизации воспользуемся хронометражом времени. Распечатайте для себя нижеприведенную таблицу №1 и в течение дня заполняйте ее всеми действиями и бездействиями, на которые было затрачено ваше время. Не забывайте даже о таких приятных минутах, как приготовленная и выпитая чашечка кофе, случайный разговор с коллегой по дороге в туалет и т.д.

Таблица №1

день недели _____________           «____»_______                     2013 г.

 

Начало дня  Окончание  Длительность  Задача  Оценка  Примечания
           
           

Инструкция к заполнению таблицы №1:

1. Заполняете таблицу хронометража каждые 15 минут или сразу после выполнения более длительной по времени  задачи.

2. Поставьте оценку эффективности выполнения задачи от 1 до 5, которая отражает степень Вашей удовлетворенности выполненной задачей:

1 - время потрачено зря;

2 - время не решение задачи потрачено слишком много по сравнению с полученным результатом;

3 - важность выполнения данной задачи вызывает у Вас сомнение;

4 - в принципе вы довольны, но можно было бы эффективнее использовать временной ресурс и/или достичь лучшего результата;

5 - отличный результат, эффективно использован временной ресурс.

3. В примечании напишите обоснование своей оценки и/или какая проблема помогла/помешала вам быть более результативным при выполнении данной задачи.

4. Выделите наиболее производительные отрезки рабочего дня (например, те действия, которые вы оценили на «4» и «5»); просуммируйте их, и вы получите длительность всех полезных работ – производительное время.

Читайте также: Как добиться личной эффективности на работе: советы эксперта

Посчитайте общую длительность вашего рабочего дня, и вы получите общее рабочее время. Посчитайте количество временных «отходов» за день, вычтя из общего времени производительное.

Теперь проанализируем результаты:

  • Насколько вы удовлетворены каждым часом прожитого дня?
  • Какие пункты Вашего рабочего дня являются наиболее продуктивными?
  • Определите список собственных «пожирателей времени».

 

Надеюсь, теперь вы станете более внимательны к собственному времени. Хронометраж сам по себе позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что только контроль каких-либо показателей уже их улучшает.

Если изменения вас устраивают – вы своего добились; если – нет, тогда переходим к следующему шагу.

Этап 2. Рецепт приготовления «волшебного зелья»

Прежде всего, несколько простейших правил планирования.

Поставьте перед собой четкие цели. Их очень важно иметь – как долгосрочные, так и краткосрочные. Используйте методику SMART. Обязательно записывайте все свои цели и помните: их необходимо формулировать только в положительном ключе. Записанная цель – это как обязательство, которое заставляет думать, искать, добиваться. Поэтому среди тех, кто записывал свои цели, процент добившихся желаемого в несколько десятков раз выше, чем среди предпочитающих их всего лишь запоминать. Пример краткосрочной цели может звучать следующим образом: освободить 6 часов в неделю для занятий спортом к 24 февраля 2012 г.

Установите приоритеты. Как только Вы поставите перед собой цели, приоритеты расставлять станет намного легче. Например, если Ваша цель – получить должность маркетинг-менеджера (сейчас Вы работаете офис-менеджером) в течение года, то Вы наверняка выделите в своих ежедневных задачах время для выполнения некоторых задач отдела маркетинга на волонтерских началах, изучение маркетинговых технологий и т.д., возможно, в ущерб каким-то приятным чаепитиям с коллегами. Наиболее эффективные методы расстановки приоритетов – «Матрица Эйзенхауера», «Метод Шваба», «Принцип Паретто». Об этих методах можно много прочитать в Интернете.

Разделяйте поставленные задачи на отдельные части. Сколько великих задач разбилось о рифы страхов перед собственными размерами! Сколько раз вы трусливо опускали глаза, глядя на неподъемный труд изучения английского языка или формирования навыков использования Project Management. Единственный способ борьбы с этой плохой привычкой – сразу разбить данную цель или задачу на отдельные, более мелкие составляющие и выполнять их по очереди, предварительно установив сроки реализации и зафиксировав на каком-либо носителе информации. Например, если вам необходимо подготовить презентацию о деятельности компании, то разбить ее можно на подготовку плана, текстовое наполнение, наполнение графическое, оформление презентации и т.д. 

Организовывайте. Себя, свое время,  пространство вокруг себя, людей… Перед началом работы формируйте графики работ. В процессе работы продумайте, как, где и в каком виде  будет храниться информация. Всегда в конце рабочего дня, недели, проекта, раскладывайте все материалы, исходные данные по местам. Это позволит не тратить время на поиск и обработку информации в дальнейшем. При планировании рабочего времени отдельно выделяйте время для задач, требующих для реализации 30 и более минут – это так называемые бюджетируемые задачи. Как правило, больше всего времени у нас уходит на выполнение задач, требующих сосредоточенности, а нас постоянно отвлекают звонками, просьбами и т.д. Поэтому при  планировании бюджетируемых задач обращайте внимание на период их реализации: для этого лучше всего подойдет самое спокойное время рабочего дня. Иногда стоит использовать обед или время к концу дня. Также важно согласовывать реализацию своих задач с ближайшим окружением, так как чаще и сильнее всего сбивают нас с пути достижения своих целей близкие люди, которые иногда делают это по незнанию, а иногда – не понимая или не соглашаясь с вашей идеей. Общайтесь, обсуждайте, доказывайте, спорьте! Ваши цели этого достойны!

Читайте также: Как правильно искать хорошую работу: советы эксперта

Планируйте в соответствии с собственными биоритмами. Уже доказано учеными, что «сова» и «жаворонок» не проведут одинаково эффективно переговоры в 9-00 утра. Для вас это может означать, что ваши персональные биоритмы могут как помогать вам, так и мешать. Понаблюдайте за собой, проанализируйте, когда вы наиболее продуктивны (быстро и результативно выполняете разнообразную работу, успешно и без потери времени и качества переключаетесь с работы на работу, с легкостью беретесь за любую задачу), и когда вы непродуктивны (чувствуете усталость, испытываете апатию). Такой анализ подскажет, каким образом распределять разные задачи в течение дня. Например, на  пике бодрствования лучше реализуются задачи нестандартные, сложные, креатив, а вот на период спада биоактивности лучше запланировать простые, понятные задачи, которые вы сможете выполнить автоматически, особо не задумываясь.

Свяжите себя обязательствами. Напоминаю, что записанная цель и поддержка ближнего окружения увеличивают шанс ее достижения в десятки раз.  Расскажите своим близким и коллегам о ваших планах. Напишите памятки-напоминания и развесьте их на видных местах. Эти нехитрые приемы позволят вам каждый раз приближаться к своим заветным целям быстрее.

Поощряйте себя. Ничто так не мотивирует как достижение промежуточных результатов! А достижение своей цели – это сверхмотивация! Поэтому заранее планируйте маленькие награды за небольшие достижения, и большие награды за достижение цели!

Итак, сегодня мы рассмотрели первые два этапа повышения личной эффективности с помощью «волшебного зелья» для целеустремленных и трудолюбивых людей.

Надеюсь, эти простые советы помогут вам в решении сложной задачи повышения личной эффективности. Еще два этапа мы рассмотрим в следующий раз. Следите за обновлениями.