Дело

Как повысить личную эффективность с помощью проектного мышления

Наверняка, вы не раз слышали о хороших проектных менеджерах, успешных переговорщиках и результативных презентаторах. Каждая из вышеперечисленных профессий может стать вашей, а может оказаться просто качественной составляющей сегодняшней или завтрашней должности.

Начнем с  проектного мышления – навыка, позволяющего соотносить задачи во времени, правильно расставлять приоритеты в работе, определять последовательность выполнения задач и, самое главное, – нацеливать человека на достижение конкретного результата.

Как у человека появляется проектное мышление? Это может быть частично врожденный, частично воспитанный родителями способ планирования, но такое встречается редко. Не исключено воспитание в коллективе: если компания исповедует проектный подход и руководитель сам действует в заданных рамках, то и все сотрудники постепенно начинают использовать эту же идеологию. Возможно, что сам человек, услышав или прочитав о проектном менеджменте, начинает постигать азы проектного искусства.

Читайте также: Как все успеть на работе: советы эксперта

В основе проектного менеджмента лежит так называемый «Треугольник  баланса критериев»: результат – стоимость – время. Другими словами, результат вашей работы напрямую зависит от времени, которое вы инвестировали в решение данной задачи,  и, соответственно, от стоимости, в которую обошелся достигнутый результат.

Например, если перед вами стоит задача обеспечить офис канцтоварами, сэкономив 10% на закупках, и у вас есть 2 недели на реализацию задачи, то у вас есть возможность просмотреть прайс-листы нескольких поставщиков, сравнить цены, поторговаться, выбрать лучшего по самой приемлемой цене.

Читайте также: Как добиться личной эффективности на работе: советы эксперта

Таким образом, инвестировав большее количество времени, вы получите запланированный результат за запланированные деньги. Если канцтовары нужны в течение нескольких часов, то время у вас ограничено и вряд ли вы сможете сэкономить ресурсы для их закупки. Следовательно, здесь ваша основная цель – обеспечить наличие данных товаров.

установление приоритетности

Следующий навык, который необходимо развивать при проектном подходе – умение разбивать задачу на четкие, понятные подзадачи. Например, та же закупка канцтоваров могла бы состоять из целого ряда подзадач:

1. Собрать потребности в канцтоварах у сотрудников.

2. Сформировать перечень необходимых предметов в соответствии с бюджетом.

3. Найти и отобрать 5 поставщиков канцтоваров.

4. Отправить им заявку и получить их предложения.

5. Провести анализ и выбрать двух наиболее подходящих.

6. Провести переговоры по снижению цены.

7. Оплатить счет.

8. Проконтролировать поставку канцтоваров по критериям: своевременность, наличие, качество.

9. Распределить канцтовары среди сотрудников.

Основный принцип, по которому мы выделяем подзадачи – конкретный, измеримый результат, к которому приводит реализация данной подзадачи и, что очень важно, четко определяем время на реализацию каждой подзадачи. И еще одно маленькое, хитрое правило, действующее в проектном подходе: данные подзадачи могут выполняться как последовательно, так и параллельно.

Что это значит? Последовательные задачи – это те, которые можно начать реализовывать, только получив результат какой-либо предыдущей задачи. Например, вы не сможете сформировать перечень необходимых канцтоваров в соответствии с бюджетом (пункт 2) до тех пор, пока не соберете потребности в канцтоварах у сотрудников  (пункт 1). Параллельные задачи – это те, которые можно реализовывать одновременно без потери их качества.

Вернемся к нашему примеру: можем ли мы в один период времени  собирать потребности у сотрудников (пункт 1) и заниматься поиском поставщиков канцтоваров (3 пункт). Ответ: да. Таким образом, выделяя параллельные задачи, мы получаем возможность сократить общее время на реализацию задачи. А определив последовательные задачи, можем четко определить общее необходимое время.

Наглядность данного примера легко обозначить с помощью Графика Ганта (названного в честь его создателя Генри Лоуренса Ганта, соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора) – одного из методов планирования проектов. Его суть состоит в том, что мы изображаем нашу задачу в виде графика, отображающего подзадачи, их длительность и зависимость. То есть, определяем являются они параллельными или последовательными. Например, так:

 

Таким образом, мы получаем наглядность, измеримость и контролируемость выполнения наших задач. И самое главное: становимся более объективными при планировании, постепенно меняем свой подход к делам и тем самым развиваем собственное проектное мышление.